5 kľúčových rozdielov v riadení štandardných a EÚ projektov

Úradníci grantovej organizácie nevnímajú projektového manažéra ako niekoho, kto má rozhodovacie právomoci. Je to administrátor, ktorý reportuje stav projektu voči riadiacemu orgánu, prípadne zastrešuje administratívnu časť a komunikuje s riadiacim orgánom. Oficiálne má obmedzené možnosti ako postupovať pri prekonávaní projektových prekážok. Projektový manažér v štandardnom projekte má teda väčšie rozhodovacie právomoci ako projektový manažér v projekte financovanom z EÚ fondov.

Počas životného cyklu eurofondového projektu musíte neustále administratívne vykazovať dosiahnuté výsledky, hodnotiť ich a vedieť napárovať na pôvodne plánované ukazovatele (čísla), ktoré ste uviedli onoho času ešte v žiadosti o nenávratný finančný príspevok. Reportujete a dookola dokazujete, že ste splnili aspoň nutné minimum definované od samého začiatku napriek tomu, že v čase sa mohlo mnohé zmeniť. Ak v štandardnom projekte zistíte, že existuje lepšie, rýchlejšie alebo kvalitnejšie riešenie, zmenu viete spraviť podstatne flexibilnejšie. Výsledky a dopady zmien nepodliehajú takej prísnej kontrole.

Možno počas realizácie projektu zistíte, že by ste vedeli dosiahnuť iné, kvalitnejšie výsledky. Avšak za cenu zmeny. Vo fáze realizácie projektu je náročné urobiť zmenu, pretože tá podlieha niekoľkoúrovňovému súhlasu zo strany riadiaceho alebo sprostredkovacieho orgánu. Zmena musí byť v súlade s pôvodne vyhlásenou výzvou, operačným programom a nesmie mať ani potenciálny dopad napríklad na transparentnosť už realizovaného verejného obstarávania. Treba myslieť aj na kopu ďalších vecí, ktoré na vás zázračne vybehnú v čase, keď požiadate o zmenu projektu. V argumentovaní proti zmene sú euroúradníci veľmi silní. Preto musíte počítať s potrebou naozaj dôkladného zdôvodnenia, ktoré nebude v rozpore s ničím, na čo si môže spomenúť úradník na druhej strane. Riadenie projektu v štandardnom ponímaní je v porovnaní s riadením eurofondového projektu flexibilnejšie.

Pravidlo projektového manažmentu hovorí, že projekt môže byť realizovaný podľa vašich požiadaviek. Avšak realizovať ho je možné iba výberom dvoch z troch možností: rýchlo – lacno – kvalitne. Ak sa rozhodnete, že ho potrebujete rýchlo a lacno, bude krivkať na kvalite. Ak trváte na vysokej kvalite a rýchlosti realizácie, neočakávajte, že bude lacný. EÚ projekty majú tendenciu toto pravidlo ohýbať. Hľadajú kompromisy tak, že z každého z troch parametrov ukroja určitú časť. Z pôvodne časovo nenáročného, pár mesačného projektu, sa môže stať časovo zdĺhavý projekt ťahajúci sa niekoľko rokov. Výsledok, ktorý potrebujete, aby dával zmysel hneď sa často dostaví až neskoro.

Euroúradníkov nezaujíma, ako si prijímateľ pomoci skutočne riadi projekt. Či už použijete softvér alebo papier, nezáleží na tom. Softvérové riešenia vám vedia riadenie projektu zjednodušiť. Dostanete v každom čase aktuálne informácie, už sa musíte iba rozhodnúť, ktorý z existujúcich nástrojov si vyberiete. Problém je však v tom, že ak aj budete mať najlepšie softvérové riešenie a realizáciu projektu evidovanú digitálne, budete musieť aj tak dodržiavať všetky stanovené formuláre dané úradníkmi, takže wordu a excelu sa nevyhnete. Používanie jednoduchšie softvérového riešenie môže byť paradoxne komplikovanejšie nakoľko musíte duplicitne evidovať administratívu aj manuálne.

Na tomto webinári sa dozviete, ako sa riadi eurofondový projekt a aké sú ďalšie rozdiely medzi projektom financovaným z EÚ fondov a štandardným projektovým manažmentom.

VIAC INFORMÁCIÍ O WEBINÁRI